What is an email?
An email is a written message addressed to a specific recipient and sent electronically. It is similar to a traditional letter, but its format is simpler. The most important difference is that you do not write the place or the date in the header—this information is generated automatically by the email program. The whole text is typically aligned to the left.
Email structure (according to the requirements)
- Greeting (polite form of address) — chosen to match your relationship with the recipient (informal for friends, formal for institutions or strangers).
- Main content, which includes:
- introduction — clearly states the purpose of the email,
- development — provides details, explanations, arguments,
- ending — a summary, request, suggestion, good wishes, or a note about future contact.
- Closing polite phrase — e.g., “Pozdrawiam” or “Z poważaniem”.
- Signature — first name in informal emails; full name in formal emails.
What to remember
- Do not include place and date in the body of the email.
- Adjust the style to the recipient: casual for private messages, official for formal situations.
- Write clearly and logically: introduction, development, ending.
- Keep a polite tone and correct language.
Useful phrases
- Cześć!, Hej!, Kochana Olu! (informal: “Hi!”, “Hey!”, “Dear Ola!”)
- Szanowna Pani / Szanowny Panie,, Szanowni Państwo, (formal: “Dear Madam/Sir,” “Dear Sir/Madam,” “Dear Ladies and Gentlemen,”)
- Piszę, ponieważ… (I’m writing because…)
- Chciał(a)bym zapytać o… (I would like to ask about…)
- Przesyłam informacje dotyczące… (I’m sending information regarding…)
- Daj znać, co o tym myślisz. (Let me know what you think.)
- Będę wdzięczny/wdzięczna za odpowiedź. (I would be grateful for a reply.)
- Z góry dziękuję za pomoc. (Thank you in advance for your help.)
- Proszę o kontakt w dogodnym terminie. (Please contact me at a convenient time.)
- Pozdrawiam (Best regards / Regards), Serdecznie pozdrawiam (Kind regards), Z wyrazami szacunku (Yours faithfully/Respectfully), Z poważaniem (Yours sincerely)
Example (informal email)
Cześć Tomku!
Od dawna się nie odzywałem, ale mam do Ciebie sprawę. W przyszły weekend organizuję małe spotkanie u mnie w domu i chciałbym Cię zaprosić. Planuję zacząć około 18:00, a później obejrzymy film i coś zamówimy do jedzenia.
Daj znać, czy będziesz mógł wpaść i czy wolisz pizzę czy kebab. Jeśli chcesz, możesz też zabrać kogoś znajomego.
Pozdrawiam
Bartek
Example (formal email)
Szanowni Państwo,
Zwracam się z prośbą o przesłanie informacji dotyczących zapisów na kurs języka polskiego dla osób dorosłych. Interesuje mnie poziom B1 oraz zajęcia prowadzone w godzinach popołudniowych.
Proszę o podanie terminu rozpoczęcia kursu, liczby spotkań w tygodniu oraz kosztu całego semestru. Będę wdzięczny za odpowiedź mailową.
Z poważaniem
Michał Nowak